Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z., vyhlášky č. 242/2007 Z. z. a vyhlášky č. 92/2013 Z. z. sa mení a dopĺňa takto:

Poznámky pod čiarou k odkazom 1 a 2 znejú:

V § 2 sa vypúšťa písmeno f).

V poznámke pod čiarou k odkazu 3 druhej vete sa slová „v znení zákona č. 445/2001 Z. z.“ nahrádzajú slovami „v znení neskorších predpisov“.

V § 4 ods. 2 písm. a) sa nad slovom „správy“ vypúšťa odkaz 4 vrátane poznámky pod čiarou.

§ 8 sa vypúšťa.

V § 9 ods. 1 prvej vete nad slovom „predpis“ a v § 10 ods. 1 prvej vete nad slovom „predpis“ a v druhej vete nad slovom „predpisov“ sa vypúšťa odkaz 5 vrátane poznámky pod čiarou.

V § 11 ods. 1 sa za štvrtú vetu vkladá nová piata veta, ktorá znie: „Pôvodca registratúry môže vypracovať a predložiť návrh na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.“.

V § 11 ods. 1 poslednej vete sa slová „v prílohe č. 1“ nahrádzajú slovami „v prílohách č. 1 a 1a“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 6 znie:

V § 11 ods. 2 písmeno f) znie:

V § 12 ods. 4 prvej vete sa na konci pripájajú tieto slová: „uvedenému v rozhodnutí o vyradení“.

V § 14a odsek 1 znie:

V § 14a odseky 3 a 4 znejú:

§ 14a sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie:

V § 14b ods. 2 sa na konci pripája táto veta: „Vyradené archívne dokumenty archív zničí.“.

§ 15 sa vypúšťa.

V § 17 ods. 1 sa vypúšťa druhá veta.

V § 19 ods. 2 prvá veta znie: „Archív nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, napríklad na mieste so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru,9) na mieste s vysokou úrovňou spodnej vody a v inundačnom území.10)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 13 znie:

Poznámka pod čiarou k odkazu 13a znie:

V § 29 ods. 2 sa vypúšťajú slová „(ďalej len „štátny archív“)“.

V § 32 ods. 2 úvodnej vete sa za slovo „forme“ vkladajú slová „v súlade s pravidlami všeobecného medzinárodného štandardu pre archívny opis14)“.

V § 35 ods. 2 písmená i) až k) znejú:

V § 35 odsek 3 znie:

§ 36 až 39 vrátane nadpisov znejú:

V § 40 ods. 1 druhej vete sa slová „na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle zriaďovateľa archívu“ nahrádzajú slovami „na webovom sídle archívu, na webovom sídle zriaďovateľa archívu alebo prostredníctvom elektronických služieb ministerstva“.

V § 40 ods. 3 prvej vete sa slová „žiadanky o poskytnutie požadovaných dokumentov“ nahrádzajú slovami „žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia v archíve“ a v tretej vete sa slová „v prílohe č. 10“ nahrádzajú slovami „v prílohách č. 10 a 10a“.

V § 41 ods. 5 sa na konci pripája táto veta: „Odpis, výpis, potvrdenie a kópiu archívneho dokumentu môže štátny archív vyhotoviť a zaslať žiadateľovi aj na žiadosť doručenú prostredníctvom elektronických služieb ministerstva.“.

V § 42 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Kópia elektronického archívneho dokumentu sa osvedčuje elektronickou osvedčovacou doložkou opatrenou kvalifikovanou elektronickou pečaťou15) a kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.16)“.

Za § 43a sa vkladá § 43b, ktorý vrátane nadpisu znie:

Za prílohu č. 1 sa vkladá príloha č.1a, ktorá vrátane nadpisu znie:

V prílohách č. 6, 7 a 8 sa v nadpise slovo „Kniha“ nahrádza slovom „Evidencia“.

Príloha č. 9 vrátane nadpisu znie:

Za prílohu č. 10 sa vkladá príloha č. 10a, ktorá vrátane nadpisu znie:

Evidencia prírastkov obsahuje údaje o prevzatých súboroch archívnych dokumentov. Do evidencie prírastkov sa nezapisujú súbory archívnych dokumentov prevzaté do zmluvnej úschovy. Vzor evidencie prírastkov je uvedený v prílohe č. 6.

Evidencia depozitov obsahuje údaje o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy a do nútenej úschovy. V evidencii depozitov sa evidujú aj depozitné zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove, ktoré sa k nej prikladajú. Súčasťou depozitnej zmluvy a rozhodnutia o nútenej úschove je zoznam prevzatých súborov archívnych dokumentov. Vzor evidencie depozitov je uvedený v prílohe č. 7.

Evidencia úbytkov obsahuje údaje o súbore archívnych dokumentov vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti. K evidencii úbytkov sa prikladá záznam o vyradení z evidencie, súhlas ministerstva a evidenčný list vyradeného súboru archívnych dokumentov. Vzor evidencie úbytkov je uvedený v prílohe č. 8.

Evidenčný list, evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú v elektronickej forme.

Evidencia prírastkov, evidencia depozitov a evidencia úbytkov sa vedú chronologicky. Zápis v nich sa vykonáva bezodkladne po prevzatí súboru archívnych dokumentov do archívu alebo po doručení oznámenia štátneho archívu o vyradení súboru archívnych dokumentov z ústrednej evidencie.

Pri každej oprave alebo zmene zápisu v evidenčnom liste, evidencii prírastkov, evidencii depozitov a evidencii úbytkov sa uvedie dátum, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu alebo zmenu zápisu vykonal.

Archív upraví svoj bádateľský poriadok podľa vzoru uvedeného v prílohe č. 9 do
31. decembra 2017.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. júna 2017.