Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z. a vyhlášky č. 242/2007 Z. z. sa mení a dopĺňa takto:

§ 2 sa dopĺňa písmenom g), ktoré znie:

V § 4 ods. 2 písm. a) a b) sa za slová „registratúrnymi záznamami“ vkladá slovo „pôvodcu“.

V § 4 ods. 2 písmeno c) znie:

Doterajší text § 7 sa označuje ako odsek 1 a dopĺňa sa odsekom 2, ktorý znie:

V § 9 ods. 3 a § 10 ods. 3 sa slová „na obale registratúrneho záznamu“ nahrádzajú slovami „na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil“.

V § 10 ods. 2 sa v druhej vete vypúšťajú slová „uložený v registratúrnom stredisku“.

V § 10 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto slová: „alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry“.

V § 11 ods.1 sa v prvej vete vypúšťajú slová „uložených v registratúrnom stredisku“ a za druhú vetu sa vkladá nová tretia veta, ktorá znie: „Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu.“.

V § 12 sa odsek 1 dopĺňa písmenom d), ktoré znie:

§ 13 sa vypúšťa.

V § 14 sa vkladá nový odsek 1, ktorý znie:

Za § 14 sa vkladajú § 14a a 14b, ktoré vrátane nadpisov znejú:

V § 24 ods. 2 sa v prvej vete slová „priebežne, minimálne však dva razy za týždeň“ nahrádzajú slovami „jeden raz za týždeň“ a na konci tretej vety sa pripájajú tieto slová: „a pre uloženie fotografických materiálov 30 % až 50 %“.

V § 24 sa za odsek 2 vkladá nový odsek 3, ktorý znie:

V § 24 ods. 8 sa slová „odsekov 4 až 6“ nahrádzajú slovami „odsekov 3 až 7“.

Za § 24 sa vkladá § 24a, ktorý vrátane nadpisu znie:

V § 29 ods. 1 sa vypúšťajú slová „archívne dokumenty,“.

V § 29 sa za odsek 3 vkladá nový odsek 4, ktorý znie:

§ 32 vrátane nadpisu znie:

V § 35 ods. 2 písmeno a) znie:

V § 35 sa odsek 2 dopĺňa písmenami i) až n), ktoré znejú:

V § 38 prvej vete sa slová „vyradenom z evidencie archívu“ nahrádzajú slovami „vyradených z evidencie archívu alebo o jeho časti“.

V § 40 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Štúdium elektronických kópií archívnych dokumentov sa umožňuje ich zverejnením na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle zriaďovateľa archívu.“

V § 40 ods. 4 sa za slová „archívnych dokumentov“ vkladajú slová „a elektronické kópie archívnych dokumentov“.

Za § 43 sa vkladá § 43a, ktorý vrátane nadpisu znie:

Príloha č. 5 znie:

Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky ustanovené osobitným predpisom.6a)

Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.

Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch ustanovených osobitným predpisom.6b)

Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä

Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí.

Archív po vyradení archívnych dokumentov vyhotoví nový evidenčný list podľa § 35.

Ochrana elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje

Bezpečnostné požiadavky obsahujú aj postup pri zistení narušenia alebo podozrenia na narušenie bezpečnosti elektronického informačného systému na správu registratúry.

Elektronický informačný systém na správu registratúry na ochranu elektronických registratúrnych záznamov umožňuje

Elektronický registratúrny záznam sa hodnotí z hľadiska informačnej bezpečnosti. Hodnotí sa potreba zachovania jeho hodnovernosti, integrity a dostupnosti. Výsledky bezpečnostného hodnotenia sa uchovávajú počas celej doby uloženia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry.

V závislosti na výsledkoch bezpečnostného hodnotenia elektronického registratúrneho záznamu a kritériách bezpečnostnej politiky pôvodcu registratúry sa vykoná analýza bezpečnostných rizík a identifikované bezpečnostné riziká sa zmierňujú primeranými bezpečnostnými opatreniami. Pre kritické elektronické registratúrne záznamy13b), pri ktorých bola pri analýze bezpečnostných rizík identifikovaná potreba vysokej dostupnosti, sa použijú postupy a opatrenia na riadenie kontinuity činnosti podľa technickej normy.13c)

Princípy a postupy na ochranu elektronických registratúrnych záznamov upravuje technická norma.13c)

Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na ochranu elektronických archívnych dokumentov.

Ústredná evidencia sa vedie v elektronickej forme. Štátny archív má prístup do ústrednej evidencie na vykonanie zápisov do evidenčných listov, ktoré vedie.

Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme a obsahujú najmä informácie o

„(5) Archív osvedčuje elektronický archívny dokument na jeho listinnej kópii do zriadenia elektronického archívu ministerstva.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. mája 2013 okrem čl. I bodu 12 § 14a, bodu 16 § 24a ods.7 a bodu 21 § 35 ods. 2 písm. i) až k), ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára 2014.