Vyhláška Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky, ktorou sa ustanovujú podrobnosti o organizácii práce a o úschove spisov a manipulácii s nimi na katastrálnych úradoch a správach katastra (spravovací poriadok)

Táto vyhláška ustanovuje podrobnosti o organizácii práce a o úschove spisov a manipulácii s nimi na katastrálnych úradoch a správach katastra (ďalej len „spravovací poriadok“), ktoré vykonávajú štátnu správu na úseku katastra nehnuteľností (ďalej len „kataster“).

Správa katastra prijíma podania¹⁾ a iné písomnosti (ďalej len „podanie“), a to najmä

Podanie podľa § 2 prijíma registratúra katastrálnych podaní správy katastra (ďalej len „registratúra“) počas celého pracovného času.

Prijatie podania registratúra nesmie odmietnuť a prijaté podanie a jeho prílohy nesmie po prijatí vydať, a to ani podávateľovi.

Registratúra potvrdí prijatie podania odtlačkom prezentačnej pečiatky na podaní alebo na priloženom doklade. Tento doklad obsahuje označenie katastrálneho úradu, správy katastra, meno a priezvisko (názov) a miesto trvalého pobytu (sídlo) podávateľa a údaje, ktoré sú predmetom podania.

Podávateľovi, ktorý osobne podáva väčší počet písomných podaní, môže registratúra potvrdiť prijatie podaní v osobitnej knihe na to určenej, ktorú predloží.

Na podaní osobne odovzdanom registratúre sa pri odtlačku prezentačnej pečiatky poznamená „Podané osobne“ a pripojí sa podpis zamestnanca katastrálneho úradu (ďalej len „zamestnanec“).

Podanie urobené ústne do zápisnice sa odovzdáva registratúre na zaevidovanie; kópia zápisnice sa odovzdáva podávateľovi.

Podanie, ktoré je urobené ústne a týka sa poskytovatia údajov z katastra alebo overovania kópií alebo rovnopisov verejných listín alebo iných listín, sa zapíše do knihy poskytovaných údajov z katastra alebo do knihy overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín.

Prezentačná pečiatka, ktorá sa odtlačí na návrh na vklad vlastníckeho práva alebo iného práva do katastra, obsahuje označenie katastrálneho úradu, správy katastra, dátum a hodinu, keď bolo podanie doručené, a údaj o počte vyhotovení zmlúv, dohôd a písomných vyhlásení vkladateľov o vložení nehnuteľnosti do majetku právnických osôb (ďalej len „zmluva“) a o počte príloh.

Registratúra označí ďalšie podanie, najmä verejnú listinu, inú listinu a vrátenú nedoručenú zásielku prezentačnou pečiatkou spravidla v hornej časti ľavej strany podania tak, aby všetky údaje zostali čitateľné.

Registratúra vyplní údaje v prezentačnej pečiatke podľa odtlačku prezentačnej pečiatky.

Registratúra neotvorí zásielku

Prezentačná pečiatka sa v prípadoch uvedených v odseku 1 odtlačí na obálku. Zamestnanec, ktorému je podanie adresované, sa po jeho otvorení podpíše na podanie s poznámkou „Otvorené...“. Zamestnanec zabezpečí, aby na podaní bola dodatočne odtlačená prezentačná pečiatka, ktorej dátum sa musí zhodovať s dátumom prezentačnej pečiatky na obálke.

Ak došlo k otvoreniu zásielky uvedenej v odseku 1 v registratúre omylom, zamestnanec, ktorý ju otvoril, urobí o tom záznam na obálke a odovzdá ju príslušnému zamestnancovi.

Registratúra roztriedi doručené podania a denne ich odovzdáva zamestnancom, ktorým ich pridelil riaditeľ správy katastra.

K podaniu doručenému poštou sa pripojí obálka, ak je potrebná na podanie dôkazu, kedy bolo podanie podané na pošte (napríklad pri odvolaní proti rozhodnutiu).

Registre o katastrálnom konaní, kniha poskytovaných údajov z katastra a kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín podávajú prehľad o každej veci určenej na konanie na úseku katastra a podľa potreby sú podkladom na spracovanie výkazov a štatistických zisťovaní o činnosti správy katastra.

Správa katastra spravuje

Registre o katastrálnom konaní (ďalej len „register“), kniha poskytovaných údajov z katastra a kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín sa zakladajú a vedú každý rok a za celú správu katastra.

Registre, kniha poskytovaných údajov z katastra a kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín sa označia značkou, názvom a ročníkom.

Registre sa vedú ručne alebo v elektronickej forme.

Každé podanie sa zapíše do príslušného registra v ten deň, keď je doručené na správu katastra. Do stĺpca „Doručené...“ sa zapíše dátum uvedený v prezentačnej pečiatke. V registri V sa uvedie aj hodina doručenia podania.

Číslo, pod ktorým je konanie v registri zapísané, ostáva pridelené podaniu až do jeho vybavenia. Ďalšie podanie a iné písomnosti vzťahujúce sa na tú istú vec nedostanú nové číslo, ale pripoja sa k spisu o tejto veci.

Každé ďalšie podanie vzťahujúce sa na tú istú vec sa opatrí odtlačkom prezentačnej pečiatky s vyplnenými údajmi podľa § 4 ods. 1 a § 12 ods. 3. Do kolónky „číslo podania“ a do kolónky príslušného registra „poradové číslo“ sa zapíše údaj „k č. ./..01.“

Zápis do registrov sa vykoná v súlade s predloženým podaním.

Zápis do registrov sa vykoná bez meškania a bez osobitných príkazov. Odkladať zápisy a zapisovať ich naraz až po skončení katastrálneho konania je neprípustné.

Pri dátume sa uvádza deň, mesiac a rok. Rok sa uvádza dvoma poslednými číslicami.

Do ručne vedených registrov sa zapisuje písacím strojom alebo perom. Pri niektorých zhodne sa opakujúcich údajoch sa použije odtlačok pečiatky.

Ak bola vec zapísaná do registra omylom, číslo sa prečiarkne a v poznámke alebo na inom vhodnom mieste registra sa uvedie „Zapísané omylom“, dátum opravy, spôsob opravy, meno a priezvisko zamestnanca, ktorý opravu vykonal, a podpis vedúceho zamestnanca.

Podanie, ktoré sa vzťahuje na tú istú vec podania podľa § 2, tvorí spis a vkladá sa do spisového obalu.

Na spisovom obale sa okrem ukladacej značky vyplnia potrebné údaje podľa predmetu podania, ktoré vyplývajú z predtlače spisového obalu. Ak spis obsahuje aj ďalšie podanie, ktoré nevyplýva z predtlače, uvedie sa aj toto podanie na spisovom obale.

Každý spis dostane ukladaciu značku. Ukladacia značka sa skladá z označenia druhu registra a jeho poradového čísla, prípadne sa zapíše údaj „k č. ./..01“, ak ide o podanie patriace k predmetu spisu.

Podanie sa pri zaradení do spisu označí ukladacou značkou a číslom listu, a to spravidla v pravom hornom rohu. Jednotlivé listy podania, ktoré po jeho vybavení ostávajú uložené na správe katastra, sa označia priebežným číslom listu, počnúc podaním, ďalej najmä prílohami návrhu, prvopisom zmluvy a geometrickým plánom.

Ak sa konanie preruší, pokračuje sa v spise v priebežnom číslovaní všetkých nadväzujúcich listov podania.

Ak sa podanie vybaví, vyznačí sa v registri deň, mesiac a rok vybavenia.

Spisový obal sa nezakladá pri registroch N, G1, G2, G3, G4, G5, P1, P2 a R.

Číslo spisu tvorí ukladacia značka a k nej pripojené číslo listu podania, napríklad „V 666/2001-27“.

Číslom spisu sa označia prvopisy zmlúv a rozhodnutia správy katastra, ktoré sa majú odoslať aj s obálkami; návratka sa číslom listu podania neoznačuje, ale pevne sa pripojí k vybaveniu podania, ktoré bolo doručované.

Prílohy podania sa označia číslom spisu, ku ktorému boli predložené. Ak je to potrebné, z dôvodu prehľadnosti sa prílohy vložia do prílohovej obálky, ktorá sa pripojí k spisu a označí sa číslom spisu.

Spis, ktorý sa celkom alebo sčasti zničil alebo stratil, sa v prípade potreby zrekonštruuje. Rekonštrukciu spisu vykoná správa katastra, ktorá vec vybavovala, a to podľa záznamov v registroch a podľa iných evidenčných pomôcok.

Správa katastra vyhotoví overený odpis podania, ktoré má alebo ktoré si vyžiada od iného štátneho orgánu, prípadne obce. Overený odpis sa označí doložkou, že odpis nahrádza zničené alebo stratené podanie. Správa katastra môže požiadať účastníkov, ich zástupcov alebo tretie osoby, aby predložili podania, ktoré majú k dispozícii; tieto podania im správa katastra vráti po vyhotovení overeného odpisu.

Ak sa postupom podľa odseku 2 nepodarí zistiť obsah zničeného alebo strateného rozhodnutia vo veci, správa katastra vykoná potrebné zistenia na rekonštrukciu obsahu výrokovej časti rozhodnutia. Správa katastra najmä vypočuje svedkov, znalcov, prípadne vykoná iné dôkazy. Na základe tohto zisťovania vydá správa katastra rozhodnutie, ktoré sa doručí účastníkom konania.

Odosielanie zásielky zabezpečuje poverený zamestnanec. Zásielka sa odosiela obyčajnou poštou doporučene, na návratku, kuriérnou službou, telekomunikačnými prostriedkami alebo elektronickou poštou.

Doporučená zásielka, zásielka na návratku, súrna zásielka a balík sa zapisujú do poštového podávacieho hárka, v ktorom pošta potvrdzuje prevzatie zásielky na prepravu. Obyčajná zásielka sa nezapisuje a jej príjem sa nepotvrdzuje.

Zápisy do poštového podávacieho hárka treba vykonať v deň odovzdania zásielky na poštovú prepravu alebo v deň odovzdania zásielky osobe povinnej zásielku doručiť adresátovi.

Vrátená návratka a nedoručená zásielka sa ešte v ten deň, keď došla, odovzdá zamestnancovi, ktorý podanie vybavoval; deň doručenia, ako aj vrátenie nedoručenej zásielky sa vyznačí v príslušnom registri.

Nevybavené podanie sa uschováva podľa pokynov riaditeľa správy katastra tak, aby sa zabezpečila jeho evidencia a dosiahnuteľnosť.

Ak sa uschováva nevybavené podanie podľa odseku 1, zakladá sa spravidla oddelene podľa druhu agendy, pričom sa usporadúva spravidla podľa poradového čísla.

Správa katastra po vpísaní údajov o vlastníckom práve alebo inom práve k nehnuteľnosti vyčlení prvopis zmluvy označený doložkou o povolení vkladu vlastníckeho práva alebo iného práva do katastra, ako aj verejnú listinu a inú listinu vedenú v registroch V, Z, N, X, H, P1, P2, O a C zo spisového obalu a založí ich do zbierky listín.

Rovnopis zmluvy označený doložkou o povolení vkladu vlastníckeho práva alebo iného práva do katastra spolu s ocenením nehnuteľností správa katastra odošle príslušnému daňovému úradu.

Vybavený spis, z ktorého sa vyčlenilo podanie podľa § 19 ods. 1, kniha poskytovaných údajov z katastra a kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín sa odovzdajú do registratúrneho strediska.

Vo vybavenom spise sa vykoná spisová a poplatková kontrola.

Vykonanie kontroly sa vyznačí na spisovom obale alebo na prvej strane podania doložkou „preverené...“. Doložku podpíše zamestnanec, ktorý kontrolu vykonal. Bez tejto doložky sa spis nemôže uložiť do registratúrneho strediska.

Spis, ktorý sa má odovzdať do registratúrneho strediska, sa vyznačí v poznámkovom stĺpci príslušného registra poznámkou „Registratúrne stredisko“ a spravidla odtlačkom riadkovej pečiatky. Poznámka sa prečiarkne, ak sa konanie vo veci obnoví.

Na obale spisu, ktorý sa odovzdáva do registratúrneho strediska, sa vyznačí trvalým spôsobom rok odovzdania.

Ak je spis alebo jeho časť podľa ustanovení skartačných predpisov vyňatý zo skartácie, vyznačí sa na spisovom obale a v poznámkovom stĺpci príslušného registra poznámka „Vyňatý zo skartácie“.

O spisoch odovzdaných do registratúrneho strediska sa vedie kniha spisov odovzdaných do registratúrneho strediska. V knihe sa v prvom stĺpci uvedie ukladacia značka, do druhého stĺpca a do poznámkového stĺpca sa zapíšu poznámky a potvrdenie registratúrneho strediska o prevzatí spisov s uvedením dátumu prevzatia.

V registratúrnom stredisku sa uschovávajú spisy, registre o katastrálnom konaní, kniha poskytovaných údajov z katastra, kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín, zoznamy a iné pomôcky oddelene podľa druhu agendy a podľa ročníkov. Spisy sa ukladajú v číselnom poradí podľa registrov o katastrálnom konaní alebo podľa iných pomôcok o nich vedených.

O uloženom spisovom materiáli sa zostaví zoznam uložených spisov a evidenčných pomôcok. V tomto zozname sa uvedú zväzky spisov oddelene podľa druhu agendy a podľa ročníkov a uvedie sa presnejší údaj o uložení umožňujúci rýchle vyhľadanie spisov.

Zo zbierky listín a z registratúrneho strediska sa vydá spis na žiadosť podpísanú riaditeľom správy katastra.

Ak sa žiada vydanie spisu preto, že sa v konaní má pokračovať pod novým spisovým číslom, založí sa tlačivo namiesto vydaného spisu a vyznačí sa v ňom nová ukladacia značka.

Registre o katastrálnom konaní sú archívne dokumenty.¹¹⁾

Kniha poskytovaných údajov z katastra a kniha overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín sa uschovávajú desať rokov.

Žiadosť o poskytnutie údajov z katastra sa zapisuje do knihy poskytovaných údajov z katastra.

Pri zakladaní, spravovaní a uzatváraní knihy poskytovaných údajov z katastra podľa odseku 1 sa postupuje primerane podľa § 10 až 12.

Žiadosť o overenie kópie alebo rovnopisu verejnej listiny alebo inej listiny, na ktorej základe sa má vykonať zápis do katastra, ako aj kópie geometrického plánu pre potreby spravovania katastra, sa zapisujú do knihy overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín.

Zhoda kópie alebo rovnopisu s predloženou listinou sa potvrdí overovacou doložkou na kópii alebo na rovnopise, alebo na liste s ním pevne spojenom. Overovacia doložka obsahuje údaje, či

Pri zakladaní, spravovaní a uzatváraní knihy overených kópií alebo rovnopisov verejných listín a iných listín podľa odseku 1 sa postupuje primerane podľa § 10 až 12.

Katastrálny úrad spravuje

Na správu registratúry katastrálneho úradu sa primerane vzťahujú ustanovenia § 2 až 27.

Zrušuje sa vyhláška Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky č. 331/1996 Z. z., ktorou sa ustanovuje Spravovací poriadok okresných úradov a krajských úradov na úseku katastra nehnuteľností.

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januára 2002.